Qualitätsmanagement ist in vielen Unternehmen bereits als selbstverständlicher Aufgabenbereich etabliert. Doch trotz eines Vorgehens nach Lehrbuch und allen offiziellen Vorschriften bringt es nicht immer die erwarteten Ergebnisse. Die Antwort könnte in der (fehlenden) Integration liegen.

Ein integriertes Qualitätsmanagement (IQM) stellt sicher, dass alle Bereiche eines Unternehmens am gleichen Strang ziehen und alle Prozesse auf Qualität ausgerichtet sind. Aber was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen und wie können Sie es praktisch umsetzen?

Integrierte Managementsysteme einfach erklärt: Was ist IMS?

Ein integriertes Managementsystem („Integrated Management System“ oder IMS) ist eine Struktur, die verschiedene Managementsysteme Ihres Unternehmens, wie Qualitätsmanagement, Umweltmanagement und Risikomanagement, zusammenführt. Es ermöglicht eine einheitliche und effiziente Steuerung aller Ihrer Unternehmensprozesse. Dieses System ist z.B. ein wichtiger Bestandteil des integrierten Qualitätsmanagements nach dem St. Galler Ansatz.

Was macht ein Managementsystem im Allgemeinen aus?

Ein Managementsystem ist ein Rahmenwerk von Prozessen und Verfahren, das dazu dient, die Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen. Es umfasst eine Übersicht über alle Aspekte des Unternehmens, von der Strategie und Planung über die Durchführung und Kontrolle bis hin zur Verbesserung. Dieses System bildet die Grundlage für das integrierte Qualitätsmanagement

Vom IMS zum IQM: Was ist integriertes Qualitätsmanagement?

Während ein Managementsystem allgemein meist auf einen bestimmten Bereich oder Standard ausgerichtet ist, integriert ein IMS mehrere Managementsysteme und Standards in einer einzigen, kohärenten Struktur. Von einem integrierten Qualitätsmanagementsystem sprechen wir dann, wenn das IMS die Qualität in alle Prozesse und Bereiche des Unternehmens integriert.

Es zielt darauf ab, die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen ganzheitlich zu verbessern, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und die Effizienz der Geschäftsprozesse zu steigern. Dieser integrative Ansatz ist ein zentraler Aspekt des integrierten Qualitätsmanagements nach Hans Dieter Seghezzi, dem Vordenker des Qualitätsmanagements.

Einheitlich & effizient: Vorteile des integrierten Qualitätsmanagements

IQM bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen. Es verbessert die interne und externe Kommunikation, stärkt die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens und erhöht die Effizienz durch die Vereinheitlichung von Regelungen und Strukturen.

Darüber hinaus fördert es die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter und reduziert Konflikte im Management. Durch die Verknüpfung der Einzelelemente werden Zielsetzungen besser abgestimmt und Vorgaben klarer formuliert. Hierzu einige konkrete Beispiele:

Verbesserung der internen & externen Kommunikation

In einem integrierten Qualitätsmanagementsystem sind alle Mitarbeiter über Qualitätsstandards und -prozesse informiert und haben Zugriff auf konsistente Daten. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und trägt zu fundierten Entscheidungen bei.

Stärkung der Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens

Ein konsequent umgesetztes IQM signalisiert, dass Ihr Unternehmen Qualität nicht nur als Konzept, sondern als Kernverpflichtung sieht. Dies baut das Vertrauen von Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholdern auf und unterstreicht die Seriosität Ihres Qualitätsversprechens.

Effizienzsteigerung durch integriertes Qualitätsmanagement

Das IQM vereint verschiedene Qualitätsstandards und -richtlinien, wodurch Überlappungen und redundante Prozesse vermieden werden. Dies optimiert den Ressourceneinsatz und führt zu Kosteneinsparungen. Gleichzeitig stärkt es die Wettbewerbsposition Ihres Unternehmens durch konstant hohe Qualitätsstandards.

Der St. Galler Ansatz ist ein Konzept für integriertes Qualitätsmanagement, das auf der Idee basiert, dass Qualität nicht nur das Ergebnis von Prozessen ist, sondern auch in der Unternehmenskultur verankert sein sollte. Qualität wird als integraler Bestandteil der Unternehmenskultur betrachtet, der nicht nur durch Prozesse und Systeme erreicht wird, sondern auch durch die Einstellungen und Verhaltensweisen der Mitarbeiter.

Damit erfordert IQM nach dem St. Galler Ansatz eine starke Führung und ein Engagement für kontinuierliche Verbesserung auf allen Ebenen des Unternehmens.

In der Praxis bedeutet das, dass im Unternehmen eine Kultur der Qualität geschaffen wird, in der jeder Mitarbeiter ihre Bedeutung versteht und sich für sie verantwortlich fühlt. Dies kann durch Schulungen, Kommunikation und die Einbindung der Mitarbeiter in die Gestaltung und Verbesserung der Prozesse erreicht werden.

HLS & PDCA: Methoden & Maßnahmen im integrierten Qualitätsmanagement

Zu den Methoden und Maßnahmen, die im Rahmen des IQM angewendet werden können, gehören die High Level Structure (HLS) und der PDCA Zyklus (Plan-Do-Check-Act). Die HLS sorgt für einheitliche Anforderungen in den verschiedenen Managementsystemen, während der PDCA-Zyklus einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess ermöglicht.

Viele moderne Unternehmen setzen dabei auf ein digitales Qualitätsmanagement und auf die Unterstützung einer Qualitätsmanagement-Software wie den QM-Pilot, um diese Methoden im Unternehmensalltag praktisch anzuwenden.

Was ist die High-Level-Structure?

Die High-Level-Structure ist eine Struktur, die in allen ISO-Managementsystemnormen wie ISO 9001 verwendet wird. Sie stellt sicher, dass alle Managementsysteme auf die gleiche Weise strukturiert sind und die gleichen Kernanforderungen erfüllen. Dies erleichtert die Integration verschiedener Managementsysteme in einem IQM.

Was ist der PDCA-Zyklus?

Der PDCA-Zyklus ist ein Modell für kontinuierliche Verbesserung im QM Management. Es besteht aus vier Phasen:

Plan (Planen) Do (Umsetzen) Check (Überprüfen) Act (Handeln)

Der Zyklus beginnt mit der Planung von Verbesserungskonzepten, gefolgt von der Umsetzung der erforderlichen QM Maßnahmen. Anschließend werden die Ergebnisse überprüft und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen eingeleitet. Der Zyklus wird dann mit der nächsten Planungsphase fortgesetzt.

Integriertes Qualitätsmanagement in der Praxis: Beispiele aus verschiedenen Branchen

Beispiele für die erfolgreiche Anwendung von IQM finden sich in verschiedenen Branchen. Wir zeigen Ihnen, wie Unternehmen im Gesundheits- und Sozialwesen, der Dienstleistungsbranche und dem Bildungssektor den QM-Pilot erfolgreich einsetzen, um ihre strategischen Ziele zu erreichen:

Beispiel Gesundheits- & Sozialwesen: Stiftung Blumenrain

Die Stiftung Blumenrain, eine renommierte Einrichtung für betagte Menschen, suchte nach einer Lösung, um ihre Prozessbeschreibungen und Dokumentenvorlagen digital zu zentralisieren. Mit 171 stationären Betten, einer Spitex für 26.000 Einwohner und einer Senioren-Tagesstätte bot sie ein umfangreiches Betreuungsangebot.

Die Wahl fiel auf das QM-Pilot-Tool. Ziel war es, das prozessorientierte Qualitätsmanagement zu optimieren und allen Mitarbeitern zugänglich zu machen. Trotz anfänglicher Herausforderungen, alte Gewohnheiten zu überwinden, führte die Einführung des QM-Pilot zu einer verbesserten Transparenz und Effizienz.

Die Mitarbeiter schätzten insbesondere die Benutzerfreundlichkeit und Schnelligkeit des Systems, wodurch Informationen leicht abrufbar wurden. Der schlanke Aufbau und der kompetente Support rundeten die positive Erfahrung mit dem QM-Pilot ab.

Beispiel im Dienstleistungssektor: Hälg Group

Die Hälg Group, ein traditionsreiches Familienunternehmen in der Schweizer Gebäudetechnik, stand vor der Herausforderung, ihre seit 1996 bestehenden Qualitätsmanagementprozesse zu modernisieren. Mit der Einführung des QM-Pilot konnten sie eine maßgeschneiderte und zentralisierte Prozessarchitektur entwickeln.

Das System ermöglicht den 1.125 Mitarbeitenden an 22 Standorten den Zugriff auf relevante Informationen und gewährleistet die Aktualität und Konsistenz der Dokumente. Dank Cloud-Zugriff und automatisierter Nutzerverwaltung hat die Hälg Group ihre Effizienz und Transparenz erheblich gesteigert.

Beispiel Bildungssystem: Pädagogische Hochschule Steiermark

Die Pädagogische Hochschule Steiermark, mit ihren komplexen Strukturen und Abläufen, hat 2018 den QM-Pilot eingeführt. Das Tool ermöglicht allen Hochschulmitgliedern den Zugriff auf strukturiert abgebildete Informationen wie Dokumente, Prozesse und Verantwortlichkeiten. Es dient als zentrale Informationsquelle und unterstützt Entscheidungsprozesse.

Der QM-Pilot wurde nach sorgfältiger Evaluierung ausgewählt und zeichnet sich durch seine Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität aus. Dokumente und Prozesse sind indexiert, und Flow-Charts können leicht erstellt werden. In der ersten Implementierungsphase wurden Stammdaten bearbeitet, normative Grundlagen erstellt und Rollen und Verantwortlichkeiten festgelegt.

Die Hochschule hat bestehende und neue Prozesse in den QM-Pilot integriert, die eine Vielzahl von Bereichen abdecken, von Studium und Lehre bis Forschung und Entwicklung. Der QM-Pilot hat sich als unverzichtbares Instrument für die Qualitätssicherung und Effizienzsteigerung an der Hochschule erwiesen.

Der QM-Pilot wurde speziell für die Anforderungen des Integrierten Qualitätsmanagements (IQM) entwickelt und ermöglicht mit seinem modularen Design eine hohe Flexibilität, um den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Zu den Modulen der Basis-Software gehören:

• Dokumentenmanagement: Stets aktuelle Dokumente durch Versionierung und Archivierung sowie ständig gültige Zugriffslinks, die Sie immer zum neuestens Stand führen
• Prozessdarstellung: Ein integrierter Prozess-Editor ermöglicht eine klare und anschauliche Prozessdokumentation sowie ein effizientes Prozessmanagement

Dank der integrierten Volltextsuche genügt außerdem ein Schlagwort, um Prozesse, Dokumente oder Glossar-Einträge zu finden. Ein systematischer Prüf- & Freigabeworkflow stellt sicher, dass nur freigegebene Inhalte für Ihre Mitarbeiter zugänglich sind. Weiterhin können Sie weitere Zusatzmodule für spezifische Anforderungen nutzen:

• Risikomanagement: Identifizieren, bewerten und steuern Sie Risiken systematisch und erkennen Sie Zusammenhänge durch die Verknüpfung mit Ihren Prozessen und Dokumenten
• Organisationsmanagement: Bilden Sie den Aufbau Ihres Unternehmens über Organigramme ab und ordnen Sie Inhalte bestimmten Organisationseinheiten zu
• Auditmanagement: Planen Sie Audits, um z.B. die Einhaltung der ISO 9001-Norm sicherzustellen, erstellen Sie Checklisten und verfolgen Sie aktiv die ergriffenen Maßnahmen

Der QM-Pilot ist über einen Webbrowser von überall zugänglich, ob intern im Unternehmen oder als Cloud-Lösung. Dank seiner intuitiven Benutzeroberfläche und der schnellen Einsatzbereitschaft können Sie sofort mit der Optimierung Ihrer IQM-Prozesse beginnen.

Die Kombination aus Kernfunktionen und spezifischen Modulen macht den QM-Pilot zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen, die ein effizientes und integriertes Qualitätsmanagement anstreben. Mit seiner Hilfe kann Ihr Unternehmen Ihre Prozesse und Verfahren dokumentieren, ein Audit im Qualitätsmanagement durchführen und QM Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung planen.

Der QM-Pilot: Ihr Wegweiser zu exzellentem, integriertem Qualitätsmanagement

Das integrierte Qualitätsmanagement ist unverzichtbar für Ihre Organisation, wenn Sie Ihre Qualitätsmanagement Ziele nachhaltig und abteilungsübergreifend erreichen möchten.

Durch die Integration von Qualitätsmanagement in alle Bereiche und Prozesse Ihres Unternehmens können Sie die Effizienz steigern, die Entscheidungsfindung verbessern und die Einhaltung von Vorschriften und Standards für eine Zertifizierung im Qualitätsmanagement sicherstellen. Eine Software-Lösung wie der QM-Pilot spielt eine entscheidende Rolle in diesem Prozess.

Wenn Sie mehr über das integrierte Qualitätsmanagement mit dem QM-Pilot erfahren möchten oder Unterstützung bei der Implementierung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns noch heute und entdecken Sie, wie der QM-Pilot Ihr Unternehmen auf dem Weg zur Qualitätsexzellenz unterstützen kann.