Quality management for associations and organizations

Associations and organizations are sometimes similar to industrial facilities by complex structures and processes. Here, too, it is important to be able to guarantee a uniform and structured administration of processes, documents and information.

Quality management is a sensible tool for organizational management. It serves the systematic definition and improvement of processes and clarifies responsibilities, work processes and serves the transparency of the processes in a system (associations, organizations, NGOs, clubs etc.).

In the QM pilot, process descriptions can be displayed using a flow chart to set up a quality management system and all necessary documents and information can be linked directly to the process description. In this way, all necessary information and documents are available quickly and easily in everyday life. Quality management should never be seen as a pure fulfillment of duty. Only when it is understood and lived can it bring the desired benefits.

With the QM-Pilot a norm-oriented system according to ISO 9001: 2015 can be set up.

Use Case

Swisstransplant

QM-Pilot at Swisstransplant

Kurzportrait

Swisstransplant ist die nationale Stiftung für Organspende und Transplantation. Im Auftrag des Bundesamtes für Gesundheit (BAG) ist sie als Nationale Zuteilungsstelle für die gesetzeskonforme Zuteilung der Organe an die Empfänger zuständig und führt die entsprechende Warteliste. Sie organisiert auf nationaler Ebene alle mit der Organzuteilung zusammenhängenden Tätigkeiten und arbeitet dabei eng mit den Zuteilungsorganisationen im Ausland zusammen. Swisstransplant erstellt zudem regelmässig Statistiken über die Anzahl Organspender, die Transplantationen und die Wartezeiten.

Zielvorhaben

Die bereits vorhandenen Elemente des internen Qualitätsmanagements und der Qualitätssicherung sollten zu einem strukturierten, prozessorientierten Qualitätsmanagementsystem (QMS) zusammengefasst und weiterentwickelt werden. Dies sollte zusätzlich auch ein Dokumentenlenkungssystem beinhalten. Hauptziel war die Erstellung einer kompletten Prozesslandschaft über die qualitätsrelevanten internen Prozesse (operativ und strategisch) und somit ein QMS über die gesamte Swisstransplant Aufbauorganisation. Dies soll in Zukunft die Weiterentwicklung und Optimierung der qualitätsrelevanten Prozesse unterstützen und Abweichungen erkennbar machen.

Herausforderungen

Wichtig für die erfolgreiche Etablierung eines Qualitätsmanagementsystems ist das Erkennen des Mehrwerts für die tägliche Arbeit und die gesamte Organisation durch den Mitarbeitenden. Hierbei kann ein Software-Tool nur unterstützend zur Seite stehen, dies jedoch nicht garantieren. Beim Aufbau des QMS war die Erfassung und Beschreibung von Prozessabläufen deutlich zeitintensiver als zunächst geplant. Dies, weil viele bestehende Prozessbeschreibungen überarbeitet oder erst neu entwickelt werden mussten. Ebenfalls mussten zugehörige Dokumente angepasst, vereinheitlicht und optimiert werden. Auch dies hat mehr Zeit in Anspruch genommen, als anfangs angenommen. Dafür war ein gutes Grundverständnis für die Abläufe der Organisation notwendig.

Lösung

Die Abbildung und Erfassung der Prozessbeschreibungen und Flow Charts wurden dann im QM-Pilot erstellt. Dort stehen alle aktuellen und freigegebenen Versionen für alle Koordinatorinnen zur Verfügung. Auch die QM-relevanten Dokumente wurden in den QM-Pilot eingepflegt und stehen dort aktuell zur Verfügung. Während der Einführung des QMS konnte bei Führungspersonen und Mitarbeitenden ein besseres Verständnis sowie eine breite Akzeptanz für Qualitätsmanagement geschaffen werden. Nach der Einführung gab es positives Feedback der Mitarbeitenden, dass alle relevanten Informationen an einem Ort zu finden sind.

Associations and organizations